LE ROLE DU SECRETAIRE DU CE

î  Désignation du secrétaire

î  Le secrétaire est désigné par le comité d’entreprise parmi ses membres titulaires (c. trav. art. R. 2325-1). Il s’agit d’une élection à la majorité des voix valablement exprimées au sein du comité d’entreprise. A noter que le président vote pour cette élection.

î  Cette désignation se fait à la première réunion du CE ou de la DUP.

      Questions/réponses :

       Q : Que se passe-t-il en cas d’égalité entre deux candidats?

En cas de partage des voix, la jurisprudence suggère l’élection du candidat le plus âgé. Néanmoins, il n’est pas interdit de prévoir un autre critère de départage dans le règlement intérieur du comité d’entreprise ou de la délégation unique du personnel (Cass.soc. 30 novembre 2011 n°10-23986). Il est fréquent de décider que le candidat élu sera celui qui a obtenu le plus grand nombre de voix aux dernières élections professionnelles. D’autres privilégient le candidat qui a le plus d’ancienneté dans l’entreprise.

      Q : Faut-il désigner un secrétaire adjoint?

La désignation d’un secrétaire adjoint n’est pas obligatoire lorsque les instances représentatives du personnel CE DP CHSCT sont séparées. Elle est en revanche incontournable dans les entreprises de moins de 300 salariés ayant opté pour la mise en place d’une délégation unique du personnel, conformément aux dispositions de la loi Rebsamen du 17 août 2015. Dans ce dernier cas, le secrétaire adjoint est nécessairement désigné parmi les membres titulaires restants.

Le secrétaire adjoint a pour fonction de seconder le secrétaire ou de le remplacer en cas d’absence temporaire. Il n’a cependant pas automatiquement vocation à le remplacer en cas d’absence définitive. Le comité d’entreprise doit procéder dans ce cas à une nouvelle désignation entre les membres titulaires restants.

î Attributions du secrétaire

Le secrétaire assume deux missions essentielles qui lui ont été confiées par le législateur :

  •         L’élaboration de l’ordre du jour conjointement avec le président du CE ou de la DUP
  •         La rédaction des procès-verbaux des réunions ordinaires ou extraordinaires du CE ou de la DU

î Le secrétaire rédige l’ordre du jour avec le président


A l’exception de la première réunion du comité d’entreprise ou de la délégation unique du personnel, le secrétaire établit l’ordre du jour avec l’employeur ou son représentant. Un accord doit se faire tant sur la forme que sur le contenu de l’ordre du jour.

      Questions/réponses :

       Q : Faut-il organiser des réunions préparatoires ?

Nous conseillons de faire de l’ordre du jour une affaire collective. Ce dernier devra faire l’objet d’une ébauche en réunion préparatoire avec les autres membres du comité ou de la DUP. Ce n’est qu’ensuite que le secrétaire du CE présentera les propositions issues de cette réunion préparatoire au président du CE. Cette preparation en amont permet:

  • De faire le tour des questions que les élus souhaitent aborder
  • De les hiérarchiser
  • De s’accorder sur le discours collectif à tenir sur chaque thème abordé

      Q : Que se passe-t-il en cas de désaccord sur l’ordre du jour?

     En cas de désaccord, lorsque se trouve en cause une consultation rendue obligatoire par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord      collectif, le point correspondant doit être inscrit de plein droit à l’ordre du jour. Si l’employeur s’y oppose, il revient au secrétaire de l’inscrire ou inversement (c. trav. art. L. 2325-15).

 

î  Unique rédacteur des comptes rendus et procès-verbaux des réunions


Le secrétaire du comité d’entreprise ou de la DUP détient le pouvoir exclusif de rédaction des comptes rendus et des PV des réunions ordinaires ou extraordinaires.  (C. trav. art. R. 2325-3).  Nul ne peut lui imposer la modification du contenu du PV si cela ne correspond pas à ce que lui-même et la majorité des membres du comité ont entendu et compris en réunion. Bien entendu, il ne s’agit pas de faire dire n’importe quoi au président du CE ou de lui faire prendre des engagements qu’il n’a pas pris devant le CE. A ce titre le secrétaire devra prendre note des remarques formulées par le président en cas de désaccord. Ces remarques seront intégrées au PV de la réunion au cours de laquelle elles sont formulées.

Il procède à la diffusion du PV dans l’entreprise, une fois que ce dernier a été adopté, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité (c. trav. art.L. 2325-21).

     Questions/réponses :

     Q : Y-a-t-il un délai pour rédiger le PV ?

Depuis la loi Rebsamen du 17 août 2015 et la parution du décret du 14 avril 2016 n°2016-453, le PV des réunions est établi et transmis à l’employeur dans un délai de 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte.  Ce délai est ramené à 3 jours dans le cas d’une consultation sur un plan de licenciement collectif. 

    Q : Y-a-t-il une obligation de diffuser le PV ?

Non. Le PV doit avoir été adopté en séance plénière pour être diffusé au sein de l’entreprise mais le secrétaire n’a pas l’obligation de le diffuser. Si la question se pose c’est en termes de communication. Un PV doit être le plus complet possible. Il ne doit rien laisser au hasard car il fait foi de ce qu’il rapporte jusqu’à preuve du contraire. Hors la diffusion d’un document trop détaillé risque de ne pas trouver de lecteur. De notre point de vue, il vaut mieux rédiger un compte-rendu synthétique de la réunion, sans attendre l’adoption du PV. Ce compte-rendu n’a qu’une valeur informative et doit susciter la curiosité des salariés qui viendront, le cas échéant, interroger leurs élus. Cela nous semble bien plus constructif que la diffusion d’un document de 15 pages que personne ne lira.

î Moyens du secrétaire

î  Pas de crédit d’heures supplémentaire

Le secrétaire ne bénéficie que des 20 heures de délégation attribuées aux titulaires du CE ou de la DUP. Toutefois, il est possible de négocier mieux par accord d’entreprise ou via le règlement intérieur du CE.

A noter que la loi Rebsamen du 17 aout 2015 prévoit la possibilité de mutualiser les heures de délégation dans les entreprises ayant opté pour la mise en place d’une délégation unique élargie au CHSCT (C.trav. L.2326-6)

î  Possibilité d’enregistrer les réunions

Depuis la loi Rebsamen du 17 août 2015, le comité d’entreprise peut officiellement enregistrer les débats en réunion du CE ou de la DUP (C.trav. L. 2325-20). Cela était déjà admis par la jurisprudence depuis longtemps. La loi l’autorise désormais expressément, sous réserve de ne pas contrevenir à l’obligation de discrétion des élus vis-à-vis des informations à caractère confidentielles et données comme telles par l’employeur en début de séance.

Ainsi pour procéder à l’enregistrement des réunions ou recourir aux services d’une personne tierce pour la prise de notes, le CE doit au préalable :

-        Inscrire le point à la l’ordre du jour d’un réunion ordinaire ou extraordinaire

-        Et procéder à un vote majoritaire

L’employeur ne peut s’opposer à cette décision.

L’avantage de l’enregistrement des réunions est que le secrétaire, libéré de la prise de notes pourra utilement et pleinement se consacré aux débats menés au cours de la réunion.

 

 

Le secrétaire du CE
Fiche pratique sur le rôle du secrétaire du comité d'entreprise et les moyens dont il dispose (heures de délégation; faculté d'enregistrement des réunions du CE ou de la DUP)
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